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AI做PPT的15个细节

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AI做PPT的15个细节

文:王智远 | ID:Z201440

前几天,我录制一个视频。

视频里,我展示如何使用Kimi Chat等人工智能工具来制作PPT。发布后,一些朋友尝试工具,并给出了反馈。

他们中有些人觉得工具不好用,认为生成效果呆板。

我心想,人工智能已经能够一键生成包含几十页文本的PPT,并且还提供多种版面和自定义颜色的选择。难道这样还不够方便吗?

经过一番调研,我发现,他们真正的期待是:

只要给出一个工作场景的主题,AI就能一键生成完整的文本和演示稿,他们还希望AI能够理解提供的文案和视觉要求。

回顾思考之后,我意识到,大家对于AI制作PPT认知存在一些偏差。哪些偏差呢?

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第一点,AI创意能力很强,它能从文本生成、排版布局到调性设计;但是,人们希望AI像人一样,拥有超越自我的理解能力,这不太现实。

比如:

领导让我根据客户需求设计PPT。AI虽然能提供多种设计方案,但它的创意是基于算法、已有数据完成的,它无法真正理解一个人的需求。

如果你不给AI品牌故事,它就不理解背景是什么。AI也无法像设计师那样,从品牌历史、文化、价值观中找到灵感;所以,AI创造力需要经过训练,或者说,先给它资料让它学习后再提取。

第二点,复杂任务的处理。

用一口吃个胖子来形容初级使用AI的人,很合适。一个人做PPT要经过很多步骤:结构设计、文案提取、主题风格定调、排版布局,最后完成所有。

这每一个环节都要时间。我们总想着AI能一下搞定,这种想法不现实;AI也要你给它投喂数据,它每接到一个任务,就像初学者学自行车一样,多试几次,才会熟练。

第三点,AI对细节把控不精准。当我听到这个问题时,差点哭晕在厕所。换个角度想想:为什么AI在细节上把控不精准呢?

AI学习模式有三种:监督学习(Supervised Learning)、无监督学习(Unsupervised Learning)和强化学习(Reinforcement Learning)。

这就像我们学习一样。监督学习是老师指导学生,通过大量练习和反馈,帮助学生找到正确答案。

无监督学习是自己探索,通过观察和分析,发现数据中的规律。强化学习是从实践中来,到实践中去,看看哪些能带来好的结果。

如果你没有监督AI,或者没有给它足够的数据,就别谈它把控不准确了。它能做出来就不错了;还有诸多有趣的问题,我不一一列举。

你知道吗,幻灯片已经有40年的历史了。

自从1984年PPT被发明以来,无论是打工人、学生、家长、公务员、企业家还是科学家,大家都得熬夜做PPT,总是在截止日期前赶工,可以说,全社会都受够了PPT的苦。

就连PPT发明者罗伯特·加斯金斯(Robert Gaskins)也自嘲说:确实有很多人在PPT上浪费时间,就像在其他事情上浪费时间一样。

但大家好像忘了,PPT最初是为了让我们摆脱枯燥的文档,让信息展示更生动、更互动而诞生的。现在有了AI的帮助,这一点更是得到了加强。

02‍

那么,曾经屠龙勇士是怎么变成恶龙的?AI又是如何治疗PPT耗时、难制作的问题?要回答这一切,得先从PPT的制作过程说起。

通常,PPT制作分为5个环节:

1)确认主题、目标受众和演示目的

2)编写PPT的大纲和内容结构以及每页细节

3)制作PPT

4)美化和调整PPT

5)交付,演讲

目前,AI不能取代第1步和第5步,但第2步到第4步,AI可以帮忙完成。

在开始讲这五个步骤之前,提醒一下:接到做PPT的任务时,不要急着动手。正确的做法是,按照流程,一步一步来。不然,最终要在2-4之间反复横跳,这是所谓的卡点部分。

确定PPT的主题、目标观众和演示目的,其实并不难。

简单来说,就是要知道:谁来看?他们想看到什么?你又想展示什么?只要把这三个问题弄明白,PPT的内容就有了大概的方向。

举个例子:

领导对你说:小王,你去给客户介绍一下AI客服产品。在这种情况下,我们可以首先在Word文档上梳理一下:

目的:介绍产品

受众:潜在的客户

背景:客户是一家电商公司

诉求:客户对AI客服感到好奇

关注点:AI如何降本增效

这样一来,思路就清晰了。那么,接下来,就可以开始写主题。

比如:AI智能客服如何助力电商降本增效。如果不会写,就做填空题,把上述填好给AI,告诉它:你是一名PPT大师,现在要为我的诉求,做PPT主题的提炼。

当它给出答案,你再修正。这样,第一页就搞定了。

制作PPT大纲和内容结构,也不复杂,而且,这个过程比写文案要简单多了。

为什么呢?因为PPT结构像鱼骨架一样,是列出一个框架,不用逐字逐句地写出来,只要确定每个部分的主要点,围绕这些点来展开内容就行。

所以,PPT结构本质上是用简洁的子弹点来概述观点,再用图表和图片来辅助说明,就这么简单。

让我们想象一下,一个鱼骨是什么样子?

是不是先有一个主题作为脊柱,然后,接下来有背景介绍(客户诉求介绍)、公司介绍、产品介绍、解决方案、客户见证,最后是结尾?这六个部分,就构成鱼骨的中间部分。

客户诉求之所以放前面,是因为演讲时,没有人喜欢上来就听一个人讲一堆关于你们产品的东西。

美国哈佛大学教授凯斯·桑斯坦(Cass R. Sunstein)说过一句话,意思是:用户只关注和他们有关的信息。

03‍

问题来了:怎么让AI帮忙做PPT第二部分?这部分包括客户的需求、公司的介绍、产品的特点、我们提供的解决方案,还有客户的好评。

具体来说,当谈到第二部分,其实在说两件事:

第一,手头有一些基本的资料,资料不全,需要整理一下后放到PPT里,让它们看起来有个清晰的结构;第二,什么都没有,要从头开始,一步步地写和提炼出内容。

先说第一方面,我的常规做法是,让它分步骤学习。

比如说:

我会用Kimi打开一个新的聊天窗口,上传一些关于公司介绍的PDF、Word文档和PPT文件。上传完,我会告诉AI:

你是一位PPT大师,先学习这些资料。学习完,我要你帮我提炼出公司介绍部分,用在新的PPT里。大概要3页内容,最好把框架和内容都准备好给我。

这样,AI就可以开始工作了。为了方便,我会把AI提供的内容先复制出来,放在一个协同文档里。我们不用急着确定每个部分,因为还在梳理整个结构。

另外,如果你要数据,AI也能帮忙。它可以帮你制作表格、进行网上查询、分析财报,或者引用信息等等。这些都没问题。

对于,数据表达是门艺术。对于展示者来说,它是一种技能;对于观众来说,它是一种警觉。

想想看:如果一个手机性能的市场调查显示性能提高了30%,但并不意味着每个方面都提高了30%。实际上,这可能意味着:

  • 有些功能变快了‍

  • 有些功能变慢了‍

  • 还有些功能根本没变化‍

所以,做数据时最好挖掘下,具体到30%在哪方面。

再聊聊第二种情况:手头没有资料,该怎么做PPT呢?我的做法是这样的:去搜。实际上,每页PPT的标题都应该是一个小结论。我要针对每个标题,把结论展开来说明。

比如:

用「市场数据」「客户情况」来支撑我的观点。这些信息,通常在网上或者公司里都能找到。真正厉害的人会直接给出结论。

以「解决方案」为例:

你可以直接写上:电商圈里70%的头部客户都在使用我们的产品。如果对方有时间,他们会看看详细的表格、图表。如果时间紧迫,至少能记住这个结论,这样一来,信息传达得既快速又有效。

其他页面的做法也一样,至于到底哪页要用数据、哪页要用图表,可以根据实际情况定。整个逻辑下来,PPT框架、细节都有了。

该怎么用AI做PPT呢?现在,市面有很多AI可以帮助我们做PPT,使用方法大致相同:

一,确定一个主题和大纲。通过之前的讨论,我们已经知道了主题和大纲是什么;如果你还没有自己的大纲,可以把整理好的文档给AI,让它帮你生成一个。

二,在AI-PPT软件中,选择一个模板。有的软件允许你上传公司的logo,选择你喜欢的颜色。

三,一键生成。很快,几乎是一秒钟一张,整个PPT就完成了;想想看,如果是以前,光是新建一个空白的PPT,可能都要花上好几分钟。

你会发现,一开始就把大纲和内容确定好,之后微调会变得非常简单;即使有些素材不喜欢,或者文案要修改,这些调整也都不难处理,更何况,现在AI PPT工具还能对文案提出建议。

换句话说,如果觉得某段文字写得不够好,又不确定怎么改,可以直接告诉PPT你的想法。

比如:你希望这段文字更加吸引人,或者更简洁明了。AI会根据你的要求,帮你改写这段文案;这样,制作PPT的过程就变得更轻松和高效了。

那么,用AI做PPT时,应该选哪种字体呢?

很多PPT的书籍都推荐使用思源黑体,这种字体在演示时看起来效果很好,因为它的字形立体,容易辨认。

如果PPT不是用来讲的,而是要打印出来给领导看,可以用楷体。很多咨询公司做PPT时就喜欢用楷体,它看起来既优雅,又容易阅读。

所以,用AI做PPT轻松好多,你觉的难,难在工作流上。

04‍

这里还有一些额外心得分享给你:如果PPT内容超过15页,要加一个摘要页。

记住,听众通常没有时间仔细看你写的每一个字,所以我们的任务是提炼和总结,让对方能迅速抓住重点。

如果PPT内容25页以上,要建立一个导航系统。什么是导航系统?

简单讲,先给观众一个概览,告诉他们,PPT里有哪几部分,每部分要讲什么?不然,到了中间,听着容易云里雾里。

我们得注意,PPT是给别人看的,所以炫酷还是简单,要看受众是谁。

比如说:

对于大佬们,他们时间很宝贵,不会在意PPT做得好不好看;我参加过一个大会,有个老板上台演讲,他的PPT只有20页,每页都很简单,只有结论和支持结论的数据,但大家都记得很清楚。

当然,也有老板比较重视UI,他们认为拿出去是面子,这就另当别论了。

对于年轻人群体,PPT炫酷、美观权重会大一些,因为,演讲时即便表现不好,别人也会因为几个画面记住你。

PPT最后不要总放一个thanks,你可以试试把整个PPT的每段结论放进去,帮大家复习一下,这样会加深记忆,尤其是一些你认为重要的观点。

还有,到底要不要准备逐字稿呢?最好准备一份。

特别是当你要去一个不熟悉的地方做汇报时,我们很容易高估自己的记忆力和应变能力。

记得有一次,我参加了一个沙龙,有位朋友准备了PPT,一开始人不多,后来人越来越多,他就开始紧张了,最后甚至紧张到说话都结结巴巴。

有些大佬演讲都要准备逐字稿,更何况我们?逐字稿是一种潜在的安全感,写逐字稿本身也是一种排练,相信我,这样做会让你更有信心。

值得一提的是,如果要把PPT发给别人,最好导出一个PDF压缩版;这样做的好处,不管在电脑上看,还是通过微信分享,文件格式、排版都能保持原样。

有时,因为对方软件的不兼容,直接发送PPT文件会排版错乱、格式丢失,不仅影响信息传达,还给人留下不专业的印象。

以上15个小要点,再用关键词重复下。三个认知:AI创意能力很强,AI能处理复杂任务,AI对细节把控也不错,但都要靠你来培养。

PPT的制作:明确主题,回答他们想看到什么?你又想展示什么?;结构像鱼骨一样,要清晰;细节用现有资料,或者上网搜;每一页PPT都应该是一个清晰的结论,并用数据、证据来支持。

用AI来帮忙:让AI根据已有的内容生成大纲,然后制作成PPT;视觉简要还是炫酷,取决于对方;PPT内容过多,最好建立一套导航;最后不要总放一个thanks;文字用思源黑体或楷体。

别忘了,为了演讲更流畅,最好准备一个逐字稿;给别人发送PPT时,用PDF格式,这样不管在哪里打开,格式都不会乱。

总结

做PPT,是细心工作。

你无法完全复制一切,剩下实操部分,就要刻意练习;毕竟每一个人都有一套自己与AI协同的方法。

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