文：王智远 | ID:Z201440
请问：你参加过行业论坛吗？
作为一名观众，只是简单体验嘉宾演讲的精彩，留下对知识的满足、及对未来趋势的思考。但是，你知道吗？流畅演讲，和一次次无缝切换背后，隐藏着团队大量精心准备工作。
2024年，中国软件行业协会成立四十周年，我很荣幸担任中国软件新质生产力发展高峰论坛的主持人，听到不少关于新质生产力、软件技术应用到行业、产业中的内容，振奋不已。
不过，组织大师彼得·圣吉（Peter Senge）曾经说过：
人类进步来源于不断迭代自己，通过复盘，深入分析每个细节，才能远离低水平的重复。
作为本次论坛主持人，结合以往经验，我注意到：每场大会在准备、主持期间都有一些想不到的小问题，高频出现在活动中，如果不加注意，就会影响到团队长期的辛苦努力。
假设作为主持人、主办方能提前避免，大会将更加精彩；所以，基于以往体会，我总结了一些细节分享给你。
01
第一点是什么？关于主持词。
先跟你讲过故事：
有一次，我听到一句吐槽，以前，公司预算充足，会把办论坛交给第三方，从摄影、摄像到灯光舞美，一整套现场设备都配置齐全，非常省事。
现在，降本增效，公司不超过1000人的活动内部消化。
可是，问题来了：既然公司已经花钱请专业主持人了，不就希望他能控制好现场吗？为什么还要给他写稿子，既然这样，干脆团队写好，找个内部的人主持得了。
嗯，很好的问题，不过，现实不是这样的。
我看着该问题，经常反问对方：
你没有思考过，为什么越大的论坛，嘉宾越多，越需要内部来写主持词？难道主持人不会写吗？即便不会写，找个AI工具也能解决。
实际上，写不写主持词不是最关键。
一场完美活动，主持词的重要性不只体现在开场和结束，而是在主体部分。主体部分包括了什么？活动主题、嘉宾介绍、主办和协办单位，以及关键的过渡词。
那么，对于主持人来说，在处理主体内容时，他们会考虑些什么呢？
一.精心准备串词，是确保活动顺利进行的基础。
想象一下，你请来一个主持人，他对论坛背景、行业知识不太了解，你敢完全依赖他来负责整个活动吗？我见过太多主办方大意，结果活动效果并不尽如人意。
其二.专业性不同等于，对特定领域深入理解。
许多人会误解，以为主持人的专业，意味着他们对所有行业都懂得很多。实际上，主持人虽然擅长控制现场氛围和节奏，但对特定领域的专业知识可能并不熟悉。
你可能遇到过这样的场景：
一个论坛上，一个嘉宾演讲刚结束，还没来得及坐下，主持人急忙介绍下一位嘉宾，仿佛在赶时间。
这种快速切换并不是主持人不想做更深入的介绍，而是，他们缺乏足够的背景信息，只能使用通用的、万能词汇来过渡。
即使主持人尝试用上一位嘉宾的演讲内容，来即兴发挥，也很担心自己说得不够专业。
要知道：活动现场是充满活力的三维空间，观众思维需要从一个议题，平滑过渡到下一个，大脑没有足够的时间来「重新编码和激活」，观众很容易分心，失去兴趣。
所以，想让观众听完一个演讲者后，对下一名演讲者内容感兴趣，最好的策略是：
事先准备好串场词作为基础。这样，主持人可以在基础上发挥自己的创造力。像使用杠杆一样，合适的支点可以帮助主持人有效地总结关键点，并自然而然地引领观众进入下一个议题。
02
那么，第二个问题来了：从主持视角看，怎么让串场词显得灵活，不那么生硬呢？我有6个小技巧：
引思考
提建议
转述（转告）
劝说
说鼓励，安慰
说感受
实用这些方法前，有一个重要原则：串词目的是承上启下；要从上一位演讲者的内容中，找到接力点，然后，引出下一位。
问题是，怎么承上？怎么启下呢？我会先复述上一位演讲者的主题，从主题中挑选出几个关键词作为重点。然后，用关键词来激发大家的兴趣，让大家对接下来的内容满怀期待。
比如：
当一位领导讲完关于「新质生产力历史发展脉络」的话题，我会这样接着说：讲得真是太精彩了，让人意犹未尽。
刚才主任已经带我们走过新质生产力的历史发展（这就是演讲的主题），他提到产业和行业，但这些理论怎样才能实际落地呢？
你好奇吗？我也很好奇。带着这些问题，接下来有幸邀请到另一位嘉宾，他之前的演讲总能引人深思。
这就是激发思考的方式，一共三步：复述主题，挑选关键词，并用这些关键词提出问题。关键词就像卡尔蔡司的定焦镜头，帮助我们聚焦，并引出与下一环节相关的问题。
提建议的最佳时机是什么呢？
我们都知道，一场论坛中，开场发言者通常是位高权重的领导。领导发言完毕后，采用建议型的引导，是非常合适的。
例如：我会这样说：领导的发言显示他对行业的高度重视，也为我们提供了有力的指导。这让大家对未来的道路更加充满信心。因此，我强烈建议，用热烈的掌声来回应领导的精彩演讲。
至于转述、劝说、安慰以及表达感受，我相信大家已经有所了解。需要注意：在表达感受时，最好做角色带入。
什么意思呢？主持人是三方角度，不是Speak，因此，应该设身处地为其他人考虑，想象自己就是他们。这样可以帮助我们深入听取、理解企业需求和参会者受益，更真实、贴切的传达情感。
以上，如果你不是主持人，作为主办方，写串词时也可以进行参考，这是第二点，串词。
03
明白串词的重要性，再说说第三点，彩排。
千万别小看彩排，彩排是演出中最关键的部分。哪怕是再简单的会议，开始前至少要进行两次彩排：一次是全体人员的大联排；一次是主持人自己走位。
像比较正式的活动，一般会提前半天进行彩排。
比如：如果活动第二天早上9点开始，大部分彩排会安排在前一天晚上进行。如果活动规模不大，彩排会安排在活动当天的早晨。
那么，在商业活动、论坛中，彩排到底是在彩什么呢？
首先，要知道人员分工
会场大致可以分为三类人。总控，也被称为执行导演、现场导演、统筹，是整个会议现场的大管家，负责把控每个环节的顺利进行。
技术人员，包括控制台操作的各种技术岗位，比如灯光、音响控制、导播和网络直播等。执行人员，则涵盖场务、礼仪、翻译、摄影摄像、道具和布场人员等。
对于1000人以内的活动，统筹工作大多由公司内部的人来负责。考虑到并不是每个公司都频繁办会，我一般会和统筹人员一起进行。
先确认什么内容呢？会议流程、串场背景、音乐文件、视频文件、演讲课件、演讲者介绍、仪式道具、嘉宾讲话稿、座位安排表和桌卡等等。
检查完后，接下来做什么？技术彩排。
什么是技术彩排？技术人员根据会议流程，先把所有图文、音频、视频和各环节串联起来；对于嘉宾的PPT，要彻底检查几遍，特别是含有视频的PPT，必须确保它们能在现场顺利播放。
我主持时遇到很多次，PPT中的动画在大屏幕上播放时会卡顿，或者，PPT中一行文字出现几种不同的字体，看起来非常奇怪。
这因为总控电脑里没有安装嘉宾电脑中使用的特殊字体，所以，这些问题必须提前解决。
技术准备过程中，还要特别注意背景图文，容易出现错别字，尤其是嘉宾名字、职务、单位名称、标点符号和英文上，要仔细核对。
还有一个非常重要的地方：所有用在网络直播、会场音频、视频的内容会涉及到对外传播，那么，就必须确认没有任何知识产权问题。
之前有一次活动中，主办方告诉我，一个嘉宾PPT使用某个动画，被原创者起诉了。所以，确保资料合法，能避免法律风险，也是创作者的尊重。
技术流程准备完，才到现场流程。什么是现场流程？
顾名思义：主持人视角来执行的所有流程。在这里，会进行一次大联排，确保活动进行时对观众呈现的一切都是预期的样子。那么，流程中，有哪些细节是特别注意的呢？
首先，论坛会涉及到摄影、摄像、舞台美术（舞美）、灯光、音乐、直播等多个方面。
摄影摄像、直播工作由专门的技术人员负责，而舞美在论坛中相对使用得较少，主要涉及到暗场和明场的变换，尤其是在嘉宾上场时。
住的注意的是：对于主持人来说，要特别关注背景素材和串词。彩排进行每一个环节，主持人应详细读出嘉宾的头衔、演讲主题。
一方面自己能够适应一下名字，防止读错，另一方面，能让技术老师检查每页PPT的流畅性。
另外，在主持大型活动时，我经常遇到一个非常关键的问题：嘉宾头衔和介绍过于冗长。
什么意思呢？
很多时候，一些专家有很多职务、头衔，当介绍他们时，一个名字后面跟着一长串详细介绍。问题在于，这些详细介绍，有时主办方并没有经过嘉宾的确认，而只是嘉宾按照惯例提供的标准信息。
有句俗话说得好：你不觉得尴尬，尴尬的是别人。
如果一个嘉宾的介绍过长，主持人，在台上介绍时，要花费很长时间，这在一定程度上，会让平时低调的嘉宾觉得不舒服。
所以，彩排确认嘉宾介绍尤为重要，确保满足三方（主办方、嘉宾、观众体验）期望；这些信息，作为主办方，完全可以进行参考。
除此外彩排中，还有哪些细节呢？比如：启动仪式。
大多数论坛中，都会设计一个启动仪式，以此作为某些发布的仪式感。这类仪式有很多种，比如：
鎏金沙启动、推杆倒置、手印能量柱、推杆卷轴、触摸屏视频、注酒/沙/液体启动、沙漏启动、启动球装置启动，以及立柱台按灯启动等等。
还有很多，记不住了。但这里有一个普遍问题：
启动仪式做得不好，如同耍猴一样，所有嘉宾在台上摆一个姿势，而台下的观众则是大眼瞪小眼，场面会很尴尬，观众也不会鼓掌。
那么，有没有更好的办法呢？我的方法是：共创。简单来说，该环节邀请所有人一起倒数3、2、1，必要时，在彩排前先练习一次。然后，在正式启动时，大家一起鼓掌。
如此能缓解领导们的尴尬，也能让主持氛围再上高潮。
04
很好，彩排完，就不会出错的吗？不是的。现场执行中，会遇到一些细节问题，这是第四方点：危机管理；那么，危机有哪些呢？
1）领导没到或者摔倒
相比摔倒，领导没到情况更为常见。我多次遇到过，领导因为交通堵塞、更衣、或者从其他会场赶来而迟到。
如果在中间的演讲环节下一位嘉宾还没到，一个更好的处理方法是复述上一位讲者的话题，然后，继续讨论与本次论坛相关的内容，以填补等待的时间，然后让统筹抓紧时间去协调。
但是，如果第一位发言人没来，作为主持人和主办方该怎么办呢？很不巧，我恰巧又遇到了；对于主持人来说，一个办法是提前准备一些备用的台词。
比如：
某领导在日常工作中总是全神贯注、一丝不苟。正如俗话所说，‘天下难事，必作于易’，某领导总是全力以赴地投入到他热爱的工作中。刚刚我得知，某领导正在处理一些紧急事务，现在正在赶来的路上。
领导正在处理的文件，无疑为了给在场的各位行业同仁、贵宾朋友们带来更多的福利。因此，请大家稍等片刻。
但是，不管如何用词铺垫，都是技巧。我们要明白，会议是一个系统，因此，不能擅自作主。
那么，最安全的处理办法是什么？把原计划中的第二位发言人提前让他开始发言，确保，等重要的嘉宾到场后，再让他们上台。
之所以这么做，是因为，发言人背后要处理的事务包括PPT、上场顺序、以及沟通成本；如果等待时间不知道要多久，就不要冒风险，要把时间用在更确定的事情上。
2）话筒没电/屏幕故障
麦克风一般不会坏，没电居多。相比之下，主持人都掌握一些通用的技巧，比如，会开玩笑说：今天干货太多了，连话筒和屏幕都感动得快哭了，我们要嘉宾用更热情的音量来回应大家。
这里有个万能公式即：活跃气氛+解决问题+推进活动。
那怎样活跃气氛呢？作为主持人，最怕突然遇到问题不知道该说什么。我通常会用三个步骤：抓、阐述、展望。
抓什么？抓事情本质。什么是本质？比如，滑倒了，就是滑倒；麦克风没电了，就是没电。这些本质的背后有很多可以延伸的话题。
例如，我可以说：小时候我最害怕的是没电。小时候，我最害怕的是遇到意外。你知道为什么吗？然后就可以继续展开话题......
3）忘东西/颁奖问题
除上述提到的问题，还有一些其他的细节需要注意。
比如，嘉宾上台后突然发现忘记带眼镜、忘带演讲稿。如果他们一声不吭地突然下台去拿，这时候，作为主持人会一头雾水，不知道发生了什么。
为此，最好的办法是要准备一些备用台词，以便应对这种情况。还有，进行批量颁奖时，会遇到颁奖人不清楚哪个奖杯对应哪个企业的问题。
我通常的做法是：上台指导嘉宾按顺序先搬完奖杯，如果真有错误，可以等活动结束后，私下进行调换，也会在上台颁奖前提前提醒嘉宾。
通常情况下，摄影师拍照时会拍摄全景，不会过于关注细节，当到了拍摄奖杯细节时，可以请摄影师单独拍摄。
同时，作为主持人，我还会提醒大家，活动结束后留有拍照时刻，确保每个人都能有足够的素材，用于公司品牌公关宣传，避免回去后因缺少素材而头疼。
好了，以上四点我个人对论坛中，主持人、主办方常遇到的问题的一些见解，希望能帮你温故知新。
大型活动中，主持词、串场词准备必不可少，现场彩排也同样重要、启动仪式要考虑到观感的影响、至于一些可能出现的危机，希望你用不上，也希望主办方永远遇不到。
最后值得一提的是：前天，一个朋友问我，AI时代，还需要主持人吗？主持人会失业吗？
我个人认为，商务主持领域，市场细分正在变得越来越明显。例如，如果专注于车展主持，那么，就要深入了解各种车型的性能、配置，以及各大车厂之间的竞争和差异，或许你还能成为一名UP主。
如果你擅长主持大型活动，可能要对特定的行业领域有深入的研究、理解。
因此，AI会替代一些通用任务，但对于专业知识方面，AI暂时还无法完全替代；这意味着，垂直加专业加影响力，仍然有广阔的发展空间。
总结而言
任何行业、任何事情低端竞争背后，隐藏着对专业精神的忽视。祝你更专业，祝你成为稀缺者。
看完觉得写得好的，不防打赏一元，以支持蓝海情报网揭秘更多好的项目。
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